Jakiś czas temu w jednej z grup na Facebooku zauważyłam wpis osoby, która szukała klientów i próbowała nawiązać współpracę. Wcześniej bardzo podobny e-mail otrzymałam również na swoją skrzynkę pocztową. Te wiadomości przypomniały mi, jak często osoby będące w trakcie zmiany zawodowej mają trudność w pierwszym kontakcie z potencjalnym pracodawcą lub klientem. Jak napisać mail, który zwiększy szansę na odpowiedź? Co warto podkreślić, a czego lepiej unikać?

W tym artykule przedstawiam cztery błędy, na które najczęściej natrafiam w komunikacji osób zmieniających zawód. Jeśli wysyłasz takie wiadomości, już należą Ci się gratulacje! To oznacza, że nie czekasz biernie na oferty, ale samodzielnie tworzysz swoje szanse. Mam nadzieję, że dzięki tym wskazówkom Twoje wiadomości będą jeszcze skuteczniejsze.

Błąd #1: Skupiasz się wyłącznie na sobie, zamiast na potrzebach pracodawcy

Dość częstym błędem, który zauważam w komunikacji mailowej, ale także w listach motywacyjnych (tak, zdarza się, że firmy ich potrzebują) jest koncentracja na sobie, czyli pomijanie odbiorcy w przekazie, szczególnie na początku. Osoba czytająca wiadomość bardzo szybko zadaje sobie pytanie: „Co będę z tego mieć?” Jeśli odpowiedź nie pojawia się w pierwszych zdaniach, łatwo stracić jej uwagę. Ja też, gdy czytam taki mail, chciałabym przeczytać też o tym, co w tym, co ktoś proponuje, jest dla mnie.

Gorzej:

„Chciałbym zaoferować moje usługi w zakresie redakcji tekstu i korekty językowej.”

Lepiej:

„Pomagam autorom, studentom i firmom przygotować teksty, które są poprawne językowo, czytelne i przyjemne w odbiorze, dzięki czemu mogą publikować je z większą pewnością.

Błąd #2: Za bardzo podkreślasz swój brak doświadczenia

To, co Ty widzisz, niekoniecznie widzi Twój odbiorca. Drugi błąd, jaki dość często można zaobserować, to obniżanie swojej wartości w komunikacji. To może mieć miejsce np. poprzez podkreślanie braku doświadczenia, nawet w sytuacji, gdy już mamy na swoim koncie pierwsze projekty zrealizowane z sukcesem. Wiadomo, że osoba przechodząca zmianę zawodową, często zaczyna w nowym miejscu. Ważne jest, aby poszukać wśród swoich doświadczeń czegoś, co może być interesujące dla pracodawcy. Z pewnością pokazanie własnych obaw i braków może być odebrane jako autentyczne, ale warto zastanowić się, czy to pomaga potencjalnemu pracodawcy  podjąć decyzję o zaproszeniu Cię na rozmowę.

Gorzej:

„Mój “dorobek” korektorski jest na razie bardzo skromny: to zaledwie kilka korekt i redakcji prac magisterskich, opowiadań oraz powieści.”

Lepiej:

„Dotychczas pracowałem przy korekcie i redakcji prac magisterskich, opowiadań oraz powieści. Stale rozwijam swoje kompetencje i dbam o wysoką jakość wykonywanej pracy.”

Jak napisać do potencjalnego pracodawcy? 4 błędy, których warto unikać

Błąd #3: Nie pokazujesz, jak możesz rozwiązać problem pracodawcy

Większość pracodawców nie zatrudnia dlatego, że ktoś "szuka pracy". Zatrudnia dlatego, że potrzebuje rozwiązać konkretny problem. Trzeci błąd, bardzo powiązany z dwoma poprzednimi, to pomijanie języka korzyści w komunikacji z potencjalnym pracodawcą. W opisywanym przykładzie taki ktoś chce mieć spokój i pewność, że tekst jest poprawny, bez błędów.

Dobrym sposobem prezentacji tego, w jaki sposób możesz rozwiązać problem pracodawcy, jest komunikowanie swoich osiągnięć w formule STAR, którymi pracodawca może być zainteresowany. Jeśli nie wiesz, jak opisywać swoje osiągnięcia, zobacz artykuł o wywiadzie behawioralnym i metodzie STAR.

„Współtworzyłam procedury usprawniające standardy obsługi klienta i organizację pracy, które przyniosły oszczędności w firmie rzędu 30%.”

Błąd #4: Pokazuj się jako partner, a nie jako petent

Czwarty błąd, o którym warto tutaj wspomnieć, to brak partnerstwa w komunikacji. Lubię słowa Richarda Bollesa autora legendarnego Spadochronu: "Na rozmowę kwalifikacyjną nie przychodzisz jako petent żebrzący o pracę, ale jako darczyńca dysponujący kapitałem, którym jesteś ty sam. Uwierz mi, możesz okazać się dla pracodawcy prawdziwym skarbem."  Ta perspektywa zmienia sposób prowadzenia całej rozmowy, a jeszcze szerzej - komunikacji. Nie prosisz o przysługę. Oferujesz swoje kompetencje osobie, która ich potrzebuje.

Warto przyjąć postawę partnera, osoby dysponującej zasobami. Przecież nawet jeśli szukam pracy, mam wiele do zaoferowania pracodawcy. Nie jestem petentem, ale kimś, kto oferuje swój czas, zaangażowanie, konkretne kompetencje i doświadczenia. O tym więcej w artykule „O czym pamiętać przy zmianie pracy lub kariery”

Gorzej:

„Domyślam się, że lepiej jest zatrudnić osobę doświadczoną i sprawdzoną, dlatego mogę wykonać próbną redakcję/korektę.”

Lepiej:

„Chętnie wykonam krótką próbkę korekty lub redakcji, aby można było ocenić jakość mojej pracy.”

Pierwszy kontakt z potencjalnym pracodawcą nie musi być perfekcyjny. Powinien jednak pokazywać, że rozumiesz potrzeby drugiej strony i potrafisz jasno komunikować wartość, jaką wnosisz. Unikanie opisanych wyżej błędów nie gwarantuje otrzymania odpowiedzi na każdą wiadomość. Zdecydowanie zwiększa jednak szansę, że zostaniesz zauważony i zaproszony do dalszych rozmów.

Warto pamiętać, że skuteczna komunikacja nie kończy się na pierwszym mailu. To umiejętność, która przydaje się podczas rozmowy kwalifikacyjnej, negocjowania warunków zatrudnienia i późniejszej współpracy z zespołem.

Podsumowanie - najważniejsze zasady pierwszego kontaktu z pracodawcą:

• pokaż, komu pomagasz i w jaki sposób,
• nie koncentruj się na brakach,
• pokaż efekty swojej pracy,
• komunikuj się jak partner.

Najczęściej zadawane pytania:

Jak napisać pierwszą wiadomość do pracodawcy?

Najlepiej rozpocząć od pokazania, w jaki sposób możesz pomóc pracodawcy, zamiast skupiać się wyłącznie na swojej historii zawodowej. Krótka, konkretna wiadomość z odniesieniem do potrzeb firmy zwykle działa lepiej niż rozbudowany opis własnych doświadczeń.

Czy warto napisać do pracodawcy, jeśli firma nie prowadzi rekrutacji?

Tak. Wiele rekrutacji odbywa się poza publicznymi ogłoszeniami. Dobrze przygotowana wiadomość może być początkiem rozmowy lub sprawić, że pracodawca zapamięta Twoją kandydaturę. Jeśli chcesz wiedzieć więcej o „ukrytym rynku pracy”, sięgnij po miniszkolenie "Ukryty rynek pracy".

Co napisać, gdy zmieniam zawód i nie mam doświadczenia?

Warto pokazać umiejętności, projekty, osiągnięcia i doświadczenia, które można przenieść do nowej roli. Zamiast koncentrować się na brakach, lepiej pokazać potencjał i gotowość do rozwoju.

Co powinien zawierać pierwszy e-mail do potencjalnego pracodawcy?

Dobry pierwszy e-mail powinien zawierać krótkie przedstawienie się, informację, dlaczego kontaktujesz się właśnie z tą firmą, wskazanie wartości, jaką możesz wnieść, oraz propozycję dalszego kontaktu. Warto zadbać też o zwięzłość.

Zdjęcie: Burst/ Unsplash